در شرکت جنت آذین، با توجه به تجربه گسترده در حوزه مشاوره و اجرای پروژههای ساختمانی، مقالهای جامع در خصوص یکی از حیاتیترین اسناد پروژههای عمرانی تهیه کردهایم: صورت جلسات.
این اسناد که از آغاز تا پایان پروژه میان ارکان مختلف از جمله کارفرما، مهندس مشاور و پیمانکار مبادله میشوند، نقش تعیینکنندهای در ثبت وقایع و تصمیمات دارند. در این مقاله به آموزش کامل موارد زیر میپردازیم:
- اصول صحیح صورت جلسه نویسی: چگونه صورت جلساتی حرفهای، دقیق و قابل استناد تهیه کنید.
- تهیه و تنظیم صورت جلسات توسط پیمانکار: راهنمای عملی برای ثبت درخواستها، گزارش پیشرفت و سایر موارد.
- فرآیند رسیدگی و ابلاغ توسط مهندس مشاور و کارفرما: درک کامل این چرخه برای احقاق حق پیمانکار ضروری است.
- بررسی ضوابط انواع مختلف صورت جلسات: آشنایی با تفاوتها و کاربردهای هر یک برای مدیریت بهینه پروژه.
این محتوا به شما کمک میکند تا با تسلط بر این فرآیند، از بروز اختلافات مالی و زمانی جلوگیری کرده و نقش خود را به عنوان یک مجری یا مشاور، به بهترین شکل ایفا نمایید. برای مطالعه این مقاله کاربردی، ما را در سایت همیار مترور همراهی کنید.
۴ گام کلیدی برای تهیه صورتجلسات براساس فهرست بها: از برداشت تا تأیید نهایی
با توجه به تجربه ما در حوزه مشاوره و اجرای پروژههای ساختمانی، تهیه صحیح صورت جلسات کارکرد یکی از ارکان موفقیت در مدیریت پروژه محسوب میشود. برای تنظیم دقیق این اسناد بر اساس فهرست بها، رعایت چهار گام اولیه زیر ضروری است:
۱- ثبت به موقع و اطلاعات پایه:
صورت جلسات باید بلافاصله پس از اتمام هر بخش از کار، با درج کامل details شامل نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره پیمان و تاریخ تنظیم شود.
۲- استناد به مراجع فنی معتبر:
هر صورت جلسه کارکرد باید به مراجع فنی زیر اشاره داشته باشد:
- نقشههای اجرایی و دستورکارهای مصوب
- مشخصات فنی عمومی (نشریه ۵۵ سازمان برنامه)
- مشخصات فنی خصوصی تهیه شده توسط مهندس مشاور
۳- ارائه مستندات تصویری و تشریح جزئیات:
پیوست کردن کروکی یا نقشههای اختصاصی به سه روش:
- هایلایت بخش مربوطه در نقشههای موجود
- ترسیم نقشه جدید مطابق با شرایط اجراشده
- طراحی جزئیات فنی دو بعدی یا سه بعدی توسط دفتر فنی پروژه
۴- متره و برآورد دقیق مقادیر:
پس از تکمیل مستندات، محاسبه کمیهای اجراشده بر اساس واحدهای تعریف شده در فهرست بها انجام میشود.
ما در شرکت جنت آذین با ارائه خدمات تنظیم صورت جلسات پیمانکاری و مشاوره مدیریت دفتر فنی، شما را در تهیه اصولی این اسناد همراهی میکنیم. برای دریافت نمونه صورت جلسه کارکرد ساختمان یا آموزش تخصصی نحوه تهیه صورت جلسه کارکرد پروژه ساختمانی با ما در تماس باشید.
نکات مهم در نوشتن صورتجلسه اداری حرفهای: ساختار، لحن، مستندسازی و پیگیری
با توجه به اهمیت صورت جلسات اداری در مستندسازی تصمیمات پروژه، لازم است در تهیه این اسناد به چند اصل کلیدی توجه نمایید:
۱- دقت و وضوح در ثبت اطلاعات:
صورت جلسه باید به گونهای تنظیم شود که هیچ ابهامی در خصوص جزئیات باقی نگذارد. این شامل ثبت دقیق:
- تاریخ، زمان و محل تشکیل جلسه
- اسامی حاضرین و غایبین
- مباحث مطرحشده و تصمیمات اتخاذشده
مثال:
به جای عبارت کلی “بررسی پروژه”، بنویسید: “جلسه بررسی روند اجرایی پروژه عمرانی در تاریخ 1404/07/22 با حضور نمایندگان کارفرما، پیمانکار و مهندس مشاور برگزار شد.”
۲- رعایت بیطرفی و شفافیت:
صورت جلسه باید عاری از هرگونه تفسیر شخصی باشد و تمامی مطالب به صورت عینی و مستند ثبت گردد.
۳- استفاده از زبان رسمی و حرفهای:
بهکارگیری اصطلاحات فنی و اداری مناسب، اعتبار سند را افزایش میدهد.
ما در شرکت همیار مترور با ارائه خدمات دفتر فنی پروژه و مشاوره مدیریت دفتر فنی، آماده آموزش اصول تهیه انواع صورت جلسات کارکرد و تنظیم صورت جلسات پیمانکاری به همکاران محترم هستیم. برای دریافت نمونه صورت جلسه کارکرد ساختمان میتوانید با کارشناسان ما تماس حاصل فرمایید.
مراحل تهیه، تنظیم، رسیدگی و ابلاغ صورتجلسات پروژهای و اداری: راهنمای گامبهگام برای اجرای دقیق و قانونی
با سالها تجربه در حوزه مشاوره و اجرای پروژههای ساختمانی، میدانیم که فرآیند تهیه و ابلاغ صورت جلسات کارکرد یکی از چالشبرانگیزترین مراحل مدیریت پروژه است. بر این اساس، مراحل کاری را به طور خلاصه خدمتتان ارائه میکنم:
فرآیند تهیه و تنظیم:
پس از اتمام هر فعالیت اجرایی (مانند قالببندی، آرماتوربندی یا بتنریزی)، تنظیم صورت جلسه کارکرد باید بلافاصله توسط پیمانکار انجام شود.
زمانبندی رسیدگی:
مهلت قانونی برای رسیدگی و ابلاغ صورت جلسات حداکثر ۳ هفته است. در صورت عدم ابلاغ، پیمانکار باید به طور کتبی پیگیری نماید.
صورت جلسه اصلاحی:
در صورت نیاز به اصلاحات، پیمانکار صورت جلسه اصلاحی را تهیه میکند که حداکثر مهلت رسیدگی به آن ۲ هفته اضافه بر مدت اولیه است.
پیامدهای تأخیر در ابلاغ:
تأخیر در ابلاغ خارج از قصور پیمانکار، منجر به تمدید مدت پیمان مطابق بخشنامه ۵۰۹۰ خواهد شد.
صورت جلسات فاقد ابلاغ:
این اسناد تنها در صورت تأیید مهندس مشاور و با اعمال ضریب ۰.۷ قابل محاسبه خواهند بود.
ابلاغ با تأخیر:
تاریخ ابلاغ باید با زمان اجرای عملیات مطابقت داشته باشد، مگر با مسئولیت بالاترین مقام دستگاه اجرایی.
ما در شرکت جنت آذین با ارائه خدمات دفتر فنی پروژه و مشاوره مدیریت دفتر فنی، شما را در تهیه بهموقع و صحیح صورت جلسات کارکرد همراهی میکنیم. برای دریافت نمونه صورت جلسه کارکرد ساختمان یا آموزش تهیه صورت جلسه کارکرد، کارشناسان ما آماده پاسخگویی هستند.
با توجه به تحولات اخیر در نظام فنی و مالی پروژهها، نقش کارشناس دفتر فنی از یک ثبتکننده ساده به یک بازوی استراتژیک مدیریت ارتقا یافته است. برای موفقیت در این موقعیت، تسلط بر اصول تنظیم صورتجلسه کارکرد و صورتجلسه تعدیل قیمت یک ضرورت انکارناپذیر است.